Power Automateを、渡せる人にだけ渡すと決めた

Power Automateは便利だ。
少なくとも、触っているとそう感じる瞬間がある。

一方で、
これを組織の仕組みとして使うとなると、話は別になる。
私はその線を、最初に切った。

組織利用は諦めた

Power Automateは、公式にも個人利用が前提に近い。
その時点で、組織標準にするには無理があると感じていた。

実際、組織のPCで使おうとすると、

• Desktop版のインストールに権限解放が必要
• 申請を通しても、アップデートが頻繁
• そのたびに対応が必要になる

これは、技術の問題ではない。
運用の問題だ。

「入れれば終わり」にならない仕組みを、
組織の土台に置く気にはなれなかった。

クラウド版で、できることだけを試した

そこで、クラウド版に絞った。

• インストール不要
• 権限の壁が低い
• 自分の裁量で試せる

まずは、自分が使えるかどうか。
それだけを基準にした。

他人に使わせる前提は、まだ置かなかった。

実際にやっているフロー

運用としてやっているのは、次のような流れだ。

• SharePointに保存されたExcelが
  作成・更新されたことをトリガーにする
• Excel内の特定セルを確認する
• そのセルに「1」が入っていれば処理を進める
• 指定したシートの一部をPDFにする
• PDFをOutlookのメールに添付して送信する

ここで止めている。

Teamsへの自動投稿までは、やっていない。

Outlookメールで止めた理由

理由は、操作の連続性だった。

Outlookのメール添付は、

• そのままドラッグしてTeamsに投稿できる
• 電子決裁システムにも、そのまま添付できる

以前は、

• PDFをデスクトップに保存
• アップロード
• 投稿
• 保存したPDFを削除

という、無駄な手順を踏んでいた。

Outlookメールに添付されていれば、
人はドラッグするだけでいい。

Power Automateでやったのは、
「投稿までの自動化」ではない。

人が扱いやすい形まで整えた、という感覚に近い。

全部自動化しなかった

Teamsへの自動投稿までやることも、技術的には可能だ。
だが、そうはしなかった。

そこまでやると、

• 使い道が固定される
• フローが専用化する
• 他に流用しにくくなる

Outlookメールで止めておけば、

• Teams
• 電子決裁
• 他の共有先

に、用途を広げられる。

自動化を途中で止めたのではない。
広げられる形で完成させた、という判断だった。

渡す相手を限定した

このフローは、
「誰でも使える仕組み」ではない。

Power Automateが何か分からない人に、
無理に渡すことは考えていない。

• 少しPCに慣れている
• 触りながら理解できる
• 壊れても自分で戻せる

そのくらいの人なら、
自分が慣れたあと、そのまま渡せると思っている。

全員に配る前提は、最初から置かなかった。

振り返って思うこと

Power Automateは、
組織の仕組みに入れる道具ではない。

少なくとも、私の環境ではそう判断した。

• 組織利用は切った
• Desktop版も切った
• クラウド版でできる範囲に絞った
• Outlookメール添付で止めた
• 渡す相手も限定した

判断の積み重ねで、
今の形に落ち着いている。

※ このやり方が正解とは限らない。
ただ、当時の私には、これが一番現実的だった。