県がMicrosoftと包括提携し、
保存先はOneDrive、連絡はOutlook、やり取りはTeams。
そう聞いたとき、正直こう思った。
NASがOneDriveに変わっただけだろう。
これまでと同じように、
共有にフォルダを切り、
個人名のフォルダを作り、
ExcelやWordを保存する。
Office中心の業務は、そのまま続けられる。
特に困っていなかったし、
深く考える理由もなかった。
SharePointという言葉が、やたら目に入る
しばらくしてから、
「SharePoint」という言葉を目にする機会が増えた。
とはいえ、
SharePointってなんやねん、という感覚だった。
業務は回っている。
新しい仕組みを理解する余裕もない。
そんな中、
たまたま時間ができたとき、
ふと気まぐれで使い方を調べてみた。
そこで、点がつながった。
Teamsに上げたファイルは、どこにある？
Teamsのチャネルにアップしたファイル。
当たり前のように使っていたその動作の裏で、
SharePointに保存されていることを知った。
ああ、そういう関係なのか。
Teamsは会話の場で、
SharePointは保存の場。
そう理解した瞬間、
頭の中で何かが切り替わった。
これは、
保存先の話ではない。
保存の考え方そのものが違う。
フォルダにしまう仕事と、流れに残す仕事
NASの時代は、
「どこに入れるか」が仕事だった。
一方、Teamsを起点にすると、
ファイルは会話の中に置かれる。
提出、確認、修正、問い合わせ。
その全部が、時系列で残る。
探すときに見るのは、
フォルダではなく、流れだ。
そのとき、ふと思った。
あの業務、こうしたらいいのではないか。
改善は、保存先ではなく「完結する場所」から始まった
利用団体ごとに申請書が出て、
やり取りがあり、
一定期間で終わる業務。
Teamsのチャネルに
日付と団体名を件名にして申請書を上げる。
問い合わせは返信で続ける。
必要になれば検索すればいい。
保存のために
別の場所へ移す必要はない。
ここで完結している。
それに気づいたとき、
業務改善の見え方が変わった。
ツールを導入する話ではない。
DXを語る話でもない。
仕事の流れを、どこに残すか。
ただ、それだけの話だった。
振り返って思うこと
SharePointを知らなかったわけではない。
ただ、
NASの延長としてしか見ていなかった。
Teamsを起点に考えた瞬間、
保存は目的ではなくなり、
結果になった。
この気づきが、
その後の改善を一気に進めた。
派手なDXではない。
だが、
現場の仕事は、確実に軽くなった。
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